Gestão de terceiros
SSMA: Tecnologia ajudando na otimização de processos da sua empresa
A tecnologia já está bastante presente no seu dia a dia, não é mesmo? Você utiliza aplicativos e softwares para conversar com amigos e familiares, entrar em contato com clientes, criar projetos e novos produtos, fazer compras, entre tantas outras atividades.
Mas, na sua empresa, você sabe como a tecnologia pode contribuir para melhorar e otimizar os seus processos internos? Entende como isso se relaciona com segurança do trabalho e práticas seguras dentro da organização? Se não, está na hora de descobrir!
Continue a leitura e entenda mais sobre como a tecnologia pode ser uma grande aliada na otimização de processos na empresa!
O que significa otimizar processos na empresa?
Apesar de muito utilizado no meio corporativo, nem todo mundo tem clareza do que significa otimização de processos. É por isso que, antes de falar sobre como a tecnologia pode contribuir, é essencial entender mais sobre esse conceito.
Otimizar um processo significa realizá-lo da melhor forma possível, unindo eficiência, eficácia e qualidade para obter o resultado final desejado. Para isso, é necessário entender quais são as etapas de cada uma das atividades a serem realizadas e buscar a melhor forma de colocá-las em prática. Também faz parte da otimização a busca por erros e gargalos, propondo soluções para reduzir e, até mesmo, eliminar esses elementos. Resumindo, otimizar é tornar o processo mais eficiente.
Qual o impacto da tecnologia na otimização de processos?
Muitas vezes a sua equipe precisa realizar uma série de atividades operacionais. Pode ser que os colaboradores precisem verificar documentos de trabalhadores internos ou terceiros, realizar vistorias, entre outras tarefas.
Apesar de serem essenciais para o funcionamento do negócio, visto que garantem que a empresa opera dentro do que é exigido pela lei, essas tarefas podem ser desgastantes para o time e ocupar horas valiosas de trabalho, que poderiam estar investidas em um processo mais estratégico.
É nesse aspecto que a tecnologia pode entrar como uma grande aliada na otimização de processos! Há ferramentas e softwares disponíveis no mercado que são capazes de realizar essas atividades de forma automatizada. Com isso, é possível reduzir significativamente o tempo que os seus colaboradores investem em tarefas operacionais, o que permite que você aumente a produtividade do time e a velocidade do fluxo de processos dentro da organização.
Mas não é só nesse aspecto que a tecnologia pode ajudar. Com o desenvolvimento dos últimos anos, é possível realizar, inclusive, atividades mais estratégicas da organização de forma automatizada. Você é capaz de ministrar treinamentos online, realizar a avaliação de colaboradores, aplicar testes, entre outros. Também é possível utilizar ferramentas de análise de dados complexos para criar relatórios que embasam a tomada de decisão dentro da organização. Tudo com o auxílio da tecnologia!
Por fim, ainda vale lembrar que as ferramentas tecnológicas podem ser usadas para organizar a rotina de trabalho, atividades a serem realizadas ao longo do dia, acompanhar prazos e gerenciar tarefas e projetos. Com isso, a sua equipe já chega na empresa com consciência do que precisa ser realizado, o que também contribui para que ela se torne mais produtiva.
Quais as vantagens de otimizar processos na empresa?
Otimizar processos na empresa com o uso da tecnologia pode trazer uma série de vantagens para o seu negócio. Veja agora quais são as principais delas!
Aumenta a produtividade do time
Quando você investe na tecnologia, é capaz de automatizar uma série de tarefas. E, mesmo quando elas não são automatizadas por completo, é possível usar a tecnologia em uma ou mais etapas do processo.
Com isso, você aumenta a produtividade do seu time. Isso significa que os colaboradores conseguem fazer mais em menos tempo, sendo capazes de gerar mais resultados dentro das horas de trabalho propostas.
Reduz o número de erros
Durante as atividades cotidianas, os seus colaboradores podem esquecer alguns dos passos para realizar tarefas ou cometer erros enquanto realizam a atividade. Isso pode comprometer o resultado final do processo, gerando retrabalho, desgaste e, até mesmo, atrasos.
Quando se fala, por exemplo, na verificação de documentos, isso pode ser ainda mais sério. Afinal, quando algum detalhe importante passa despercebido, a sua empresa corre o risco de ter problemas em uma fiscalização futura.
Nesse aspecto, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Afinal, ao automatizar determinadas atividades, você também reduz a intervenção humana nelas. O risco de erro é menor e, consequentemente, o resultado final é mais confiável.
Permite o foco no que realmente importa
Uma outra vantagem de otimizar processos na empresa é a disponibilidade que os colaboradores passam a ter para se concentrarem em atividades mais estratégicas.
Isso porque, quanto mais eficiente for o processo, menos tempo a equipe gasta com atividades operacionais. Dessa forma, os colaboradores têm maior disponibilidade, tanto de tempo quanto de energia, para focar naquilo que realmente importa.
Como a otimização de processos com a tecnologia pode melhorar a segurança do trabalho da sua empresa?
Como você pode perceber, ao utilizar a tecnologia para otimizar processos na empresa, você é capaz de permitir que os colaboradores foquem no que realmente importa. E o que é mais importante do que saúde e segurança do trabalho?
Quando você otimiza os processos, principalmente no setor responsável pelo cuidado dos colaboradores que atuam na empresa, é possível disponibilizá-los para que foquem em outras atividades, como prevenção de acidentes e práticas seguras.
Eles conseguem realizar auditorias com maior atenção e qualidade, porque não estão tomados por outras atividades dentro da organização. Também são capazes de focar a atenção nas soluções mais relevantes no que se refere à saúde e segurança da equipe.
Isso faz com que você cuide melhor dos colaboradores, incluindo os terceirizados. A consequência é a possibilidade de reduzir os número de acidentes e melhorar a qualidade de vida do time que atua na empresa!
Com esse artigo, você entendeu como a tecnologia pode contribuir com a otimização de processos na empresa. Aprendeu também quais são as vantagens de investir nisso e como essa otimização pode melhorar diversos elementos na organização, incluindo a saúde e segurança do trabalho. Portanto, aproveite para repensar os processos internos do seu negócio e comece, agora mesmo, a buscar soluções tecnológicas para otimizá-los!
Allan Nascimento
Engenheiro Químico, MBA em Gestão de Projetos e é certificado PMP.
